Підготуйтеся до KSeF з відповідним бухгалтером
В епоху цифровізації фінансово-облікових процесів на горизонті з’являється новий обов’язок для підприємців – Національна система електронних рахунків (KSeF). Запроваджена Мінфіном система спрямована на покращення обігу рахунків-фактур між суб’єктами господарювання та підвищення прозорості операцій. Всім цікаво, як KSeF вплине на повсякденну роботу бухгалтерів і що це означає для підприємців.
Для кого KSeF буде обов’язковим?
З 1 січня 2022 року KSeF почав працювати в Польщі як добровільна система, але з часом стане обов’язковим інструментом для всіх підприємців. Це означає, що кожна компанія, незалежно від розміру та профілю діяльності, повинна буде адаптувати свої облікові процеси до вимог нової системи. Тому варто починати підготовку вже зараз, щоб, коли KSeF стане обов’язковим, ми змогли плавно перейти на нові правила. Запитайте ASK, чи KSeF чи KSeF стосується вас.
Як працює KSeF
Національна система електронних рахунків базується на центральній базі даних, до якої надсилаються електронні рахунки. Кожен рахунок-фактура, виставлений у системі KSeF, отримує унікальний ідентифікатор, який забезпечує його достовірність та цілісність. Це робить процес перевірки рахунків податковою інспекцією набагато швидшим та ефективнішим.
Які переваги використання KSeF?
Перехід на електронний обіг рахунків приносить багато переваг. По-перше, це зменшує витрати, пов’язані з друком та архівуванням паперових документів. По-друге, це прискорює процес обміну рахунками-фактурами між підрядниками, що призводить до швидших розрахунків і кращого грошового потоку в компанії. Крім того, система KSeF підвищує безпеку даних завдяки використанню вдосконалених криптографічних механізмів і знижує ризик помилок ручного введення даних.
Чи зникнуть з обігу паперові накладні внаслідок вступу в силу КСеФ?
Хоча KSeF є кроком до повної цифровізації обігу рахунків-фактур, на цьому етапі паперові рахунки-фактури все ще можуть виставлятися та прийматися компаніями. Однак з часом ми можемо очікувати, що електронні рахунки-фактури стануть стандартом, що може призвести до поступової відмови від паперових рахунків-фактур.
Чи KSeF замінить OCR?
Система KSeF не замінює технологію OCR (Optical Character Recognition), яка використовується для перетворення паперових документів в електронний формат. KSeF — це досить додаткове рішення, яке дозволяє створювати, надсилати та отримувати рахунки-фактури в електронній формі без необхідності їх попереднього сканування.
Як приєднатися до KSeF?
Щоб почати користуватися KSeF, підприємець має зареєструватися в системі через Платформу електронних сервісів (ПУЕ) Мінфіну. Після реєстрації ви отримуєте доступ до свого індивідуального облікового запису в KSeF, де ви можете керувати рахунками та спілкуватися з контрагентами. Варто співпрацювати з бухгалтером, який знає систему і допоможе в її ефективному впровадженні. З початку запровадження добровільного KSeF спеціалісти ASK AUDIT навчають його використанню та готують компанії, які співпрацюють з нами, до запровадження обов’язку обмінюватися рахунками через KSeF. ІТ-системи, які ми використовуємо, підготовлені для повного впровадження KSeF в компаніях, які ми обслуговуємо.
Дозвіл на використання KSeF для бухгалтерії
Бухгалтерські контори повинні отримати відповідний дозвіл, щоб мати можливість обслуговувати KSeF від імені своїх клієнтів. Існують різні типи повноважень: 1. надавати, змінювати або відкликати повноваження на використання Національної системи електронних рахунків-фактур, 2. видавати структуровані рахунки-фактури або мати доступ до них і 3. видавати рахунки-фактури, зазначені у ст. 106d розділ 1 Закону про ПДВ, які є структурованими рахунками-фактурами. «АСК-Аудит» допомагає своїм клієнтам підібрати модель співпраці з бухгалтерією, що відповідає виду та способу ведення їх бізнесу, а також оформити відповідну довіреність на офіс та внутрішніх працівників.
Виписка рахунків в KSeF
KSeF зробить революцію в обігу рахунків-фактур у компаніях. На діаграмі нижче показано, як виглядатиме процес виставлення рахунків у KSeF. Дуже важливою функцією буде сам факт оформлення структурованого рахунка-фактури та відправлення його в систему Міністерства фінансів, оскільки тоді це спричиняє податкове зобов’язання. Також буде важливо контролювати сертифікати доставки (UPO) і присвоєння номерів у KSeF. Тому співпраця з професійною бухгалтерською конторою, такою як «АСК АУДИТ», яка має досвід і належним чином підготовлений персонал, буде вкрай важливою для кожної компанії.
Отримання рахунків у KSeF
Виставлення рахунку-фактури в KSeF постачальником одночасно передбачає його доставку одержувачу та його право на розрахунки з ПДВ. Документообіг між одержувачами добре показано на діаграмі нижче. Таким чином, співпраця з професійною бухгалтерською конторою, такою як ASK AUDIT, з досвідом і належним чином підготовленим персоналом, дозволить підприємцю бути впевненим, що кожен отриманий рахунок-фактура дійде до нього і буде включений в його документацію в потрібний час і в правильній сумі.
Незважаючи на те, що зобов’язання запровадити інвойсування на основі KSeF було відкладено, воно нарешті буде впроваджено, і до цього краще підготуватися заздалегідь, щоб усунути можливі фактори ризику та підготувати команду вашої компанії до майбутніх змін. Для впровадження KSeF варто найняти спеціалістів, які мають відповідний досвід і підходять індивідуально до кожного випадку, адже кожна компанія різна. Тому звертайтесь за порадою до ASK.
