Przygotuj się na KSeF z odpowiednim księgowym
W erze cyfryzacji procesów finansowo-księgowych, na horyzoncie pojawia się nowy obowiązek dla przedsiębiorców – Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wprowadzony przez Ministerstwo Finansów system ma na celu usprawnienie obiegu faktur między podmiotami gospodarczymi oraz zwiększenie transparentności transakcji. Wszyscy zadają sobie pytanie, jak KSeF wpłynie na codzienną pracę księgowych i co oznacza dla przedsiębiorców.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Od 1 stycznia 2022 roku, w Polsce zaczął funkcjonować KSeF jako system dobrowolny, jednak z biegiem czasu ma stać się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich przedsiębiorców. To oznacza, że każda firma, niezależnie od wielkości i profilu działalności, będzie musiała dostosować swoje procesy księgowe do wymogów nowego systemu. Warto więc już teraz zacząć przygotowania, aby w momencie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy, móc płynnie przejść na nowe zasady. Zapytaj ASK-a czy ciebie obejmie KSeF.
Jak działa KSeF?
System Krajowego Systemu e-Faktur opiera się na centralnej bazie danych, do której przesyłane są elektroniczne faktury. Każda faktura wystawiona w systemie KSeF otrzymuje unikalny identyfikator, który zapewnia jej autentyczność i integralność. Dzięki temu proces weryfikacji faktur przez urzędy skarbowe staje się znacznie szybszy i bardziej efektywny.
Jakie są korzyści z wykorzystywania KSeF?
Przejście na elektroniczny obieg faktur niesie za sobą wiele korzyści. Po pierwsze, redukuje koszty związane z drukowaniem i archiwizacją dokumentów papierowych. Po drugie, przyspiesza proces wymiany faktur między kontrahentami, co przekłada się na szybsze rozliczenia i lepszy przepływ gotówki w firmie. Dodatkowo, system KSeF zwiększa bezpieczeństwo danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych mechanizmów kryptograficznych oraz zmniejsza ryzyko wystąpienia błędów ręcznego wprowadzania danych.
Czy w związku z wejściem KSeF faktury papierowe znikną z obrotu?
Choć KSeF jest krokiem w kierunku pełnej cyfryzacji obiegu faktur, na obecnym etapie faktury papierowe nadal mogą być wystawiane i przyjmowane przez firmy. Jednak z czasem możemy spodziewać się, że elektroniczna forma fakturowania stanie się standardem, co może prowadzić do stopniowego wycofywania faktur papierowych z użytku.
Czy KSeF zastąpi OCR?
System KSeF nie zastępuje technologii OCR (Optical Character Recognition), która służy do przetwarzania dokumentów papierowych na format elektroniczny. KSeF to raczej komplementarne rozwiązanie, które umożliwia generowanie, wysyłanie i odbieranie faktur w formie elektronicznej bez konieczności ich wcześniejszego skanowania.
Jak przystąpić do KSeF?
Aby rozpocząć korzystanie z KSeF, przedsiębiorca musi zarejestrować się w systemie za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych (PUE) Ministerstwa Finansów. Po rejestracji otrzymuje dostęp do swojego indywidualnego konta w KSeF, gdzie może zarządzać fakturami i komunikować się z kontrahentami. Warto współpracować z księgowym, który zna system i pomoże w jego efektywnym wdrożeniu. Specjaliści z ASK AUDIT od początku wprowadzenia dobrowolnego KSeF szkolą się z zakresu jego obsługi oraz przygotowują współpracujące z nami przedsiębiorstwa na wprowadzenie obowiązku wymiany faktury za pośrednictwem KSeF. Systemy informatyczne, którymi się posługujemy są przygotowane do pełnego wdrożenia KSeF w obsługiwanych przez nas firmach.
Uprawnienia do korzystania z KSeF dla biura rachunkowego
Biura rachunkowe, aby móc obsługiwać KSeF w imieniu swoich klientów, muszą uzyskać odpowiednie upoważnienie. Istnieją różne rodzaje upoważnień: 1. do nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, 2 wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz 3. wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi. ASK-Audit pomaga swoim klientom wybrać właściwy dla rodzaju i sposobu prowadzenia przez nich działalności model współpracy z biurem rachunkowym oraz ustanowić odpowiednie pełnomocnictwo dla biura oraz pracowników wewnętrznych.
Wystawianie faktur w KSeF
KSeF zrewolicjonizuje obieg faktur w firmach. Poniższy schemat pokazuje jak w KSeF będzie wyglądał proces wystawiania faktur. Bardzo istotną funkcją będzie sam fakt wystawienia faktury ustrukturyzowanej i wysłanie jej do systemu Ministerstwa Finansów, gdyż już wtedy będzie to rodzić obowiązek podatkowy. Istotne będzie również monitorowanie poświadczeń dostarczenia (UPO) i nadania numeru w KSeF. Dlatego współpraca z profesjonalnym biurem księgowym jakim jest ASK AUDIT posiadającym doświadczenie i odpowiednio przeszkolone kadry będzie kluczowa dla każdej firmy.
Odbieranie faktur w KSeF
Wystawienie faktury w KSeF przez dostawcę będzie wiązać się jednocześnie z dostarczeniem jej do odbiorcy i uprawnieniem jego do rozliczenia podatku naliczonego VAT. Obieg dokumentów w przypadku odbiorców dobrze pokazuje poniższy schemat. Dlatego współpraca z profesjonalnym biurem księgowym, jakim jest ASK AUDIT, posiadającym doświadczenie i odpowiednio przeszkolone kadry pozwoli przedsiębiorcy być pewnym, że każda otrzymana faktura do niego dotrze i zostanie uwzględniona w jego dokumentacji we właściwym momencie i w prawidłowej kwocie.
Chociaż obowiązek wprowadzenia fakturowania w oparciu o KSeF został przesunięty, to jednak zostanie w końcu definitywnie wdrożony i lepiej jest odpowiednio się do niego zawczasu przygotować, tak aby wyeliminować możliwe czynniki ryzyka oraz przygotować zespół swojej firmy na nadchodzące zmiany. Do wdrożenia KSeF warto zatrudnić specjalistów, którzy posiadają odpowiednie doświadczenie oraz indywidualnie podejdą do każdego przypadku, gdyż każde przedsiębiorstwo jest inne. Dlatego, zapytaj ASKa o poradę.
