Księgowość spółki z o.o. – na czym polega?
W przypadku spółki z o.o., czy jakiegokolwiek podmiotu prawnego przepisy wymagają prowadzenia pełnej księgowości. Oznacza to, że rejestrowana musi być każda złotówka wydawana w firmie. W przeciwieństwie do jednoosobowej działalności gospodarczej, gdzie do obrotów wynoszących równowartość 2 mln euro można prowadzić księgowość uproszczoną, w spółce kapitałowej pełne księgi rachunkowe są obowiązkowe już od początku działalności. Pełna księgowość w spółce z o.o. ma też swoje zalety. Dzięki niej można zorientować się w pełnym obrazie finansów firmy.
Pełna księgowość spółki z o.o. to zgodnie z ustawą o rachunkowości także zasada podwójnego zapisu. Pozwala to na zidentyfikowanie miejsc, które generują największe koszty, ale daje też wiedzę o tym, co przynosi największe zyski. Dodatkowo spółki mogą stosować rozbudowane struktury kont analitycznych, które pozwalają na kalkulację dochodowości poszczególnych produktów, działów w firmie czy rodzajów działalności
Podsumowaniem całorocznej działalności spółki jest rachunek zysków i strat, który obejmuje wszystkie uzyskane przychody oraz poniesione koszty w ciągu roku. Drugim niezwykle ważnym dokumentem jest bilans, czyli zestawienie aktywów i pasywów albo inaczej posiadanego majątku oraz źródeł jego finansowania. Rachunek wyników, bilans a dla większych podmiotów również rachunek przepływów pieniężnych, czy zestawienie zmian w kapitale składają się na roczne sprawozdanie finansowe. Całe sprawozdanie finansowe ostatecznie trafia do sądu rejestrowego i jest uwidocznione w KRS. Takie sprawozdanie musi też trafić do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres spółki.
Spółka z o.o. a spółka akcyjna – różnice
Spółka z o.o. oraz spółka akcyjna to dwa najpopularniejsze typy spółek prawa handlowego w Polsce. Pomimo pozornych podobieństw, istnieją między nimi spore różnice. Spółka z o.o. posiada zwykle mniejszy kapitał zakładowy w porównaniu do spółki akcyjnej. Minimalny kapitał dla tej pierwszej wynosi zaledwie 5.000 zł, podczas gdy do założenia spółki akcyjnej potrzebne jest minimum 100.000 zł.
Te dwie spółki różnią się nie tylko wysokością kapitału. Istotną różnicą są też minimalne wartości, jakie może nominalnie przyjmować jeden udział lub jedna akcja. Kapitał zakładowy w spółce z o.o. dzieli się na udziały, które nie muszą być sobie równe. Najmniejsza nominalna wartość takiego udziału to 50 zł. Natomiast kapitał zakładowy spółki akcyjnej dzieli się na akcje, które muszą być sobie nominalnie równe, a najniższa wartość takiej akcji może wynosić 1 grosz.
Kolejną różnicą jest to, że spółka z o.o. działa w oparciu o umowę spółki, a spółka akcyjna w oparciu o statut. Spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć online w trybie uproszczonym przez portal S24. Dla spółki akcyjnej przewidziano tradycyjną formę zakładania podmiotu prawnego, gdzie statut spółki sporządza się w formie aktu notarialnego przed notariuszem..
Na spółce akcyjnej ciąży obowiązek utworzenia kapitału zapasowego na pokrycie ewentualnych strat. Przepisy Kodeksu spółek handlowych nakazują gromadzenie części zysku za dany rok obrotowy, dopóki tak ulokowany kapitał nie osiągnie wartości co najmniej 1/3 wartości kapitału zakładowego. Natomiast przy spółce z o.o. nie ma takiego wymagania.
Co powinny zawierać księgi rachunkowe spółki?
Zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald. Tworzą je dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych, a także wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).
Czym jest dziennik?
Ustawa definiuje go jako chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Bez względu na technikę prowadzenia ksiąg rachunkowych dziennik powinien umożliwiać uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. Zapisy w dzienniku muszą być kolejno numerowane, a sposób dokonywania zapisów w dzienniku powinien umożliwiać ich jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi. Jeśli stosowane są dzienniki częściowe, grupujące zdarzenia według ich rodzajów, to należy sporządzić zestawienie obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy.
Konta księgi głównej
Konta księgi głównej zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym. Na kontach księgi głównej obowiązuje ujęcie zarejestrowanych uprzednio lub równocześnie w dzienniku zdarzeń, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Zapisów na określonym koncie księgi głównej dokonuje się w kolejności chronologicznej.
Konta ksiąg pomocniczych
Zawierają one zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Na tego rodzaju kontach można w ciągu okresu sprawozdawczego stosować, obok lub zamiast jednostek pieniężnych, jednostki naturalne.
Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla: środków trwałych, w tym także środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z kontrahentami, rozrachunków z pracownikami, operacji sprzedaży, operacji zakupu, kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów, czy operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.
Zestawienie obrotów i sald
Zestawienie obrotów i sald sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej jednak niż na koniec miesiąca. Podstawą jego sporządzenia są zapisy na kontach księgi głównej.
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz)
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz), potwierdzony ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednio nie prowadziły ksiąg rachunkowych w sposób określony ustawą. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.
Sprawozdania finansowe spółki
Pełną księgowość prowadzi się, żeby wyliczyć podatek i monitorować sytuację finansową spółki. Na podstawie danych z ksiąg sporządza się też sprawozdania finansowe, które są obowiązkowe dla wszystkich firm prowadzących pełne księgi.
Szczegółowość sprawozdań zależy od wielkości spółki. Ustawa dzieli firmy na mikro, małe i pozostałe (czyli te największe, niemieszczące się w kryteriach jednostek mikro i małych). Dla każdego rodzaju jednostki są trochę inne wzory sprawozdań. Zasadniczo, im firma jest większa, tym sprawozdanie powinno być bardziej szczegółowe. Sprawozdanie to rodzaj raportu, który elektronicznie trzeba przesłać do KRS. Sprawozdania wszystkich spółek kapitałowych można obejrzeć w portalu eKRS.
Opodatkowanie dochodów w spółce z o.o.
Spółka z o.o., która rozpoczyna działalność ma możliwość opodatkować dochody ze źródeł innych niż zyski kapitałowe:
stawką podstawową 19%,
stawką obniżoną 9%,
estońskim CIT.
Stawkę preferencyjną 9% mogą zastosować podatnicy już w pierwszym roku (czyli w roku otwarcia spółki z o.o.) i dotyczy ona przychodów (dochodów) innych niż z zysków kapitałowych jeżeli spółka z o.o. przewiduje, iż przychody osiągnięte w roku podatkowym nie przekroczą wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 2.000.000 euro przeliczonej według średniego kursu euro ogłaszanego przez NBP (9.654.400 zł na 2023r.) na pierwszy dzień roboczy roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1.000 zł (spółka z o.o. jest małym podatnikiem CIT).
Status małego podatnika CIT daje także możliwość dokonywania przez spółkę z o.o. jednorazowej amortyzacji do 50.000 euro rocznie środków trwałych o wartości powyżej 10.000 zł zaliczanych do grupy 3-8 KŚT (nie dotyczy ona samochodów osobowych). Każdy podatnik niezależnie od posiadania statusu małego podatnika może skorzystać jeszcze z jednorazowej amortyzacji nowych środków trwałych do wartości łącznie 100.000 zł rocznie.
Spółka z o.o. może wybrać w pierwszym roku podatkowym opodatkowanie osiągniętych dochodów estońskim CIT. Opodatkowane nie będą dochody spółki, tylko „konsumpcja” dochodów na rzecz wspólników. Jeżeli w danym roku działalności spółka z o.o. chce wybrać ten rodzaj opodatkowania, wówczas ma obowiązek złożyć do końca stycznia tego roku zawiadomienie ZAW-RD do urzędu skarbowego właściwego ze względu na adres siedziby spółki.
Badanie sprawozdania przez biegłych rewidentów - kiedy konieczne?
- średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób,
- suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 EUR,
- przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej co najmniej 5 000 000 EUR.
