Księgowość w oświacie
Każda z rodzajów działalności ma swoją specyfikę, która wpływa w istotny sposób na prowadzenie księgowości w danej dziedzinie. Również księgowość placówek oświatowych charakteryzuje się swoimi specyficznymi cechami i oprócz typowych dla innych form działalności aspektów jak rozliczanie płac pracowników, dochodzą obszary związane z dotacjami i subwencjami publicznymi. Prowadzenie niepublicznego przedszkola, czy szkoły nie wymaga co prawda jak w przypadku placówki publicznej zatrudniania głównego księgowego na etacie, to jednak specyfika działalności oświatowej i częste kontakty z organami administracji publicznej wymagają od obsługującej daną placówkę niepubliczną firmy księgowej doświadczenia, uwagi i znajomości przepisów dotyczących działalności oświatowej, a w szczególności zasad przyznawania, rozliczania i kontroli wykorzystania dotacji oświatowej.
Dotacja oświatowa to środki pieniężne przekazywane przez jednostki samorządu terytorialnego dla szkół i przedszkoli. Placówki niepubliczne, które spełniają określone ustawą kryteria mogą ubiegać się o finansowanie działalności oświatowej ze środków gminy (lub powiatu). Podstawowym warunkiem do ubiegania się o dotację przez szkoły, bądź przedszkola (zarówno publiczne jak i niepubliczne) jest realizacja obowiązku szkolnego lub obowiązku nauki. Zgodnie z art. 26 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych dotacja przysługuje na każdego ucznia w wysokości określonej w przepisach.
Dotacja przyznana na ucznia powinna zostać wykorzystana tylko i wyłącznie w celach, które zostały skonkretyzowane w art. 35 ustawy z dnia 27 października 2017 r. o finansowaniu zadań oświatowych, tj. takich, które dotyczą realizowania zadań mających związek z kształceniem, wychowaniem oraz opieką, a także kształceniem specjalnym i profilaktyka społeczną.
Na co można przeznaczyć otrzymaną dotację?
Cel przeznaczenia dotacji został określony w art. 35 ustawy o finansowaniu zadań oświatowych. Otrzymane kwoty mogą zostać wykorzystane wyłącznie na realizację zadań szkoły lub przedszkola związanych z kształceniem, wychowaniem, opieką, kształceniem specjalnym i profilaktyką społeczną. We wskazanym przepisie zawarto wyczerpujący i zamknięty katalog wydatków, na które szkoła może przeznaczyć dotację. W poniższych punktach omówione zostaną poszczególne cele przeznaczenia dotacji.
1. Wydatki bieżące szkoły, przedszkola lub innej placówki – w tym:
wynagrodzenia za pracę dla nauczycieli, przy czym maksymalna kwota w przypadku placówek niepublicznych wynosi do 150% 12-krotności średniego wynagrodzenia nauczyciela dyplomowanego,
inne świadczenia przewidziane w Kodeksie pracy, jak: odprawy, odszkodowania i nagrody,
wynagrodzenie roczne dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy cywilnoprawnej w wysokości nieprzekraczającej kwot jak dla nauczycieli.
2. Zakup środków trwałych, czyli rzeczy, których czas użytkowania wynosi ponad 1 rok:
książki i inne materiały do biblioteki,
materiały dydaktyczne,
sprzęty sportowe i rekreacyjne,
wyposażenie szkoły, np. meble,
inne środki trwałe.
3. Wartości niematerialne i prawa – np. licencje, prawa, prawo do lokalu mieszkalnego, umowy najmu, dzierżawy.
Proces ubiegania się o dotację oświatową
Podstawowym wymogiem w procesie o otrzymanie dotacji oświatowej jest złożenie przez organ prowadzący daną placówkę oświatową wniosku o udzielenie dotacji. Termin na złożenie wniosku o przyznanie dotacji upływa w dniu 30 września roku poprzedzającego rok w którym dana placówka ubiega się o dotację. I tak, przykładowo celem otrzymania dotacji na rok 2025, szkoła powinna złożyć wniosek o dotację do dnia 30 września 2024 r. Dla skutecznego złożenia wniosku o udzielenie dotacji niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie wpisu do ewidencji szkół i placówek oświatowych. W terminie do dnia 30 września należy także wprowadzić dane do systemu informacji oświatowej (SIO) w zakresie liczby uczniów uprawnionych do dotacji.
Ponadto, w przypadku tzw. dotacji za efekt kształcenia, w terminie 30 dni od daty publikacji wyników egzaminu zawodowego (w przypadku szkół zawodowych)/egzaminu maturalnego (w przypadku liceów ogólnokształcących) należy złożyć informację o osobach, które uzyskały pozytywny wynik ww. egzaminów oraz przedłożyć świadectwo dojrzałości lub dyplom zawodowy.
W przypadku placówek takich jak: liceum ogólnokształcące dla dorosłych, szkoła policealna lub branżowa – celem otrzymania dotacji za wykształcenie absolwentów należy złożyć w terminie 12 miesięcy od ukończenia szkoły informację na temat absolwentów, którzy otrzymali dyplom maturalny lub certyfikat kwalifikacji zawodowych.
Wniosek o udzielenie dotacji, jak również inne wskazane wyżej dokumenty składa podmiot prowadzący do organu rejestrującego daną szkołę/przedszkole (czyli do gminy bądź powiatu, gdzie placówka uzyskała wpis do ewidencji szkół o placówek oświatowych).
Księgowość dotacji oświatowej
Aby nie narazić placówki na dodatkowe wydatki, warto pamiętać o prawidłowym księgowaniu kosztów z otrzymanych dotacji. Czasem niewielki błąd, bądź niedopatrzenie, może kosztować nas dużo, a jedna pomyłka przysporzyć wielu trudności i będzie miała długofalowe skutki. Należy też pamiętać, że księgowość przedszkola publicznego czy niepublicznego może wyglądać różnie w zależności od tego, czy organem prowadzącym będzie osoba fizyczna, czy osoba prawna.
W ramach świadczonych przez ASK AUDIT usług księgowych w obszarze obsługi oświaty zapewniamy:
Prowadzenie rozliczeń dotacji oświatowych, ewidencja wpływów i wydatków poza dotacyjnych;
Pomoc przy sporządzeniu wniosku o dotację oświatową na dany rok;
Pomoc w sporządzeniu rocznych sprawozdań z rozliczenia dotacji zgodnie z wytycznymi;
Przygotowanie dokumentów do kontroli;
Kontakt z urzędami podatkowymi, z urzędami miasta i gminy;
Prowadzenie kadr i płac placówki oświatowej;
Naliczanie wynagrodzeń, prowadzenie dokumentacji kadrowej, w tym również akt osobowych pracowników;
Obsługa pracowników w ZUSie, sporządzanie deklaracji podatkowych;
Prowadzenie spraw związanych z zawieraniem umów cywilnoprawnych, umów o pracę z uwzględnieniem specyficznych wymogów stawianych placówkom oświatowym. Świadczymy kompleksowe wsparcie w tym zakresie.
Pomagamy również wybrać właściwe narzędzia informatyczne do obsługi działalności oświatowej lub kursów naukowych, w szczególności rozliczeń i sprawozdawczości finansowej.
Jeżeli prowadzisz niepubliczną szkołę, przedszkole lub szkołę języków obcych, kursy informatyczne, czy kursy z innych obszarów stacjonarne lub online albo jeżeli dopiero zamierzasz rozpocząć ten rodzaj działalności i nie wiesz jak podejść do księgowości rozliczeń finansowych i podatkowych swojej działalności, skontaktuj się z nami i zapytaj ASKa o poradę.
